PROCESO DE ELIMINACION

Ante la necesidad de dotar a la Universidad Nacional Federico Villarreal de un marco normativo acorde a los requerimientos estipulados por el Sistema Nacional de Archivos, cuyo ente rector es el Archivo General de la Nación, en el cual la Oficina de Archivo de la Universidad se encuentra inmerso según los alcances de la Ley Nº 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos y su reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº 008-92-JUS; se requiere con carácter de urgencia, para el cumplimiento por la UNFV de la normatividad vigente, la implementación de un Sistema Institucional de Archivos el cual tiene por finalidad asegurar una administración eficaz y eficiente de la creación, custodia y recuperación de los documentos propios de la gestión de la universidad, siendo su misión el asegurar que los documentos custodiados por el sistema sean brindados en el momento adecuado, a la persona o dependencia adecuada durante el periodo reglamentado, bajo criterios de eficacia y economía.

El crecimiento documental en la UNFV ha provocado su acumulación indiscriminada; este excesivo volumen de documentos genera un problema de organización, conservación y disponibilidad de espacio de almacenamiento que tienen que enfrentar las dependencias, lo cual obliga a la Oficina de Archivo Central a buscar mecanismos técnicos y objetivos que faciliten la reducción de dicho exceso; es por ello que esta oficina ha formulado y presenta dos procedimientos denominados: “Eliminación de Documentos en el Archivo de la Universidad – Plan de Emergencia” y “Eliminación de Documentos en el Archivo de la Universidad”. Dichos procedimientos han sido elaborados en concordancia con la Directiva Nº 006-86-AGN-DGAI Normas para la eliminación de documentos de los Archivos Administrativos del Sector Público Nacional, dictada por el Archivo General de la Nación, buscando servir de bases para la elaboración del Programa de Control de Documentos, instrumento de gestión que regula y asegura la eliminación de aquellos documentos que hayan 

sido clasificados como de valor temporal en la Tabla de Retención de Series Documentales, elemento fundamental para el desarrollo de dicho proceso, pues en esta se identifican la totalidad de la Series Documentales existentes en las diferentes dependencias que conforman la universidad y se determinarán en ellas los períodos de custodia para estas, los cuales serán determinados tomando en cuenta la necesidad de los documentos dentro de la gestión de la universidad y los puntos de vista jurídico, legal, tributario, científico, académico e informativo.

A la actualidad el archivo central a culminado 2 procesos de eliminaciones, estas nos ayudaron a descongestionar el archivo de documentos que han perdido su valor administrativo.

En este momento el Archivo Central se encuentra realizando la tercera eliminación de documentos, la cual nos permitirá tener espacio suficiente para la transferencia de documentos de las distintas dependencias de la universidad.