RESEÑA HISTORICA

El Archivo Central de la Universidad Nacional Federico Villarreal fue creado el 27 de enero de 1970 mediante Resolución Nº 4910-1970-UNFV, bajo la dirección de la Secretaria General para un mejoramiento en la administración de documentos, así como del flojo documental en la universidad. En aquella época se designó al profesor Eliseo Reategui Guzmán para asumir la encargatura del Archivo Central y dedicarse a la administración de esta oficina y las fuciones que desempeña.

Inicialmente comenzaron las actividades en un pequeño ambiente designado en el Predio # 13 (San Miguel). Durante un tramo de tiempo el Archivo Central fue clausurado y aperturado en más de una vez, debido a la falta de espacio establecido y requerido así como problemas de carácter administrativos.

Finalmente luego de muchas evaluaciones y gestiones para contar con un optimo ambiente que

custodia la documentación de toda la universidad, se planificó y diseñó un gran ambiente ubicado

en las instalaciones del Predio # 16 (El Agustino) dicho proyecto fue aprobado y se iniciaron las

construcciones e instalaciones posteriores para la

entrega de dicho espacio.

En mayo del 2006 se inauguró el local en presencia del Dr. Víctor Taquía Vila (padrino), la Dra. Patricia Velasco Valderas (Secretaria General también madrina) y el Dr. José Maria Viaña Pérez (Rector UNFV).

En agosto del mismo año se iniciaron los trabajos de mudanza y traslado de los documentos así como de los materiales de trabajo necesarios para el funcionamiento de esta oficina. Desde aquella fecha y hasta el día de hoy , el Archivo Central ha venido realizando sus actividades en las diversas especialidades que realiza desde la custodia de documentos hasta la difusión de manuales y procesos técnicos archivistitos tales como la transferencia de documentos la cual a sido diseñada para las oficinas de la UNFV que requirieron el traslado de documentos pasivos; así como de eliminación documental, el cual se realiza anualmente reuniendo documentación de todas las oficinas las cuales aprueban la eliminación de sus documentos debido a que estos ya carecen de valor administrativo, económico o legal.

Del mismo modo el Archivo Central realiza actividades de carácter informativo y de sistemas digitales, la digitalización de resoluciones es una actividad que hasta el día de hoy se ha venido realizando; actualmente se cuenta con un archivo digital de imágenes digitalizadas desde el año de fundación de la UNFV. Otra actividad realizada es la implementación y actualización de la base de datos con la que cuenta el archivo central, en la cual se registran diariamente resoluciones, las cuales son solicitadas en el servicio documental que se brinda, es por ello que el registro y la actualización diaria es fundamental.

El Archivo Central como dependencia de la Secretaria General esta disposición de todo el alumnado, así como del personal administrativo y docentes de nuestra universidad. Por ello nos forzamos diariamente para satisfacer las necesidades que nuestros usuarios demandan, cumpliendo a cabalidad con nuestras labores y actividades las cuales están orientadas al servicio documental.

EL PERSONAL DE ARCHIVO

Contamos con un grupo conformado por 7 personas de amplia experiencia en la gestión, administración, flujo, custodia y conservación documental. Es así que contamos con la experiencia una persona ampliamente experimentada en gestión documental, proveniente de la Secretaria General de la UNFV además de profesional en Derecho y quien esta a cargo de la jefatura de la Oficina de Archivo Central, a su ves contamos 02 personas egresadas de la Escuela Nacional de Archiveros, única entidad nacional dedicada a la enseñanza y capacitación en administración de archivos.

Además de la experiencia de un Bibliotecólogo egresado de la Universidad de Trujillo, quien con su experiencia contribuye a la custodia y ordenamiento de documentos. En la Secretaría contamos con un personal capacitado y encargado de las demandas y requerimientos que diariamente se solicitan ya sea documental como de servicios, es por ello que se necesita de la rapidez y experiencia para encaminar estos retos. En cuanto a la Conservación documental contamos con 02 personas capacitadas y provenientes de distintas entidades donde han aplicado técnicas y métodos que resguardan nuestro acervo documental. Es por todas estas razones que el servicio que ofrecemos es de calidad, por ustedes y para ustedes.

PROCESO DE ELIMINACION

Ante la necesidad de dotar a la Universidad Nacional Federico Villarreal de un marco normativo acorde a los requerimientos estipulados por el Sistema Nacional de Archivos, cuyo ente rector es el Archivo General de la Nación, en el cual la Oficina de Archivo de la Universidad se encuentra inmerso según los alcances de la Ley Nº 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos y su reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº 008-92-JUS; se requiere con carácter de urgencia, para el cumplimiento por la UNFV de la normatividad vigente, la implementación de un Sistema Institucional de Archivos el cual tiene por finalidad asegurar una administración eficaz y eficiente de la creación, custodia y recuperación de los documentos propios de la gestión de la universidad, siendo su misión el asegurar que los documentos custodiados por el sistema sean brindados en el momento adecuado, a la persona o dependencia adecuada durante el periodo reglamentado, bajo criterios de eficacia y economía.

El crecimiento documental en la UNFV ha provocado su acumulación indiscriminada; este excesivo volumen de documentos genera un problema de organización, conservación y disponibilidad de espacio de almacenamiento que tienen que enfrentar las dependencias, lo cual obliga a la Oficina de Archivo Central a buscar mecanismos técnicos y objetivos que faciliten la reducción de dicho exceso; es por ello que esta oficina ha formulado y presenta dos procedimientos denominados: “Eliminación de Documentos en el Archivo de la Universidad – Plan de Emergencia” y “Eliminación de Documentos en el Archivo de la Universidad”. Dichos procedimientos han sido elaborados en concordancia con la Directiva Nº 006-86-AGN-DGAI Normas para la eliminación de documentos de los Archivos Administrativos del Sector Público Nacional, dictada por el Archivo General de la Nación, buscando servir de bases para la elaboración del Programa de Control de Documentos, instrumento de gestión que regula y asegura la eliminación de aquellos documentos que hayan 

sido clasificados como de valor temporal en la Tabla de Retención de Series Documentales, elemento fundamental para el desarrollo de dicho proceso, pues en esta se identifican la totalidad de la Series Documentales existentes en las diferentes dependencias que conforman la universidad y se determinarán en ellas los períodos de custodia para estas, los cuales serán determinados tomando en cuenta la necesidad de los documentos dentro de la gestión de la universidad y los puntos de vista jurídico, legal, tributario, científico, académico e informativo.

A la actualidad el archivo central a culminado 2 procesos de eliminaciones, estas nos ayudaron a descongestionar el archivo de documentos que han perdido su valor administrativo.

En este momento el Archivo Central se encuentra realizando la tercera eliminación de documentos, la cual nos permitirá tener espacio suficiente para la transferencia de documentos de las distintas dependencias de la universidad.

SERVICIO ARCHIVISTICO

Ofrecemos un servicio de calidad dirigido a nuestros usuarios internos ( oficinas y personal administrativos UNFV) y externos (alumnos y personas que guarden relación con la universidad) cumpliendo de manera rápida y eficaz los servicios que ofrecemos, los cuales son:

SERVICIO DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS Y REPRODUCCIÓN DE COPIAS

VERIFICADAS

Brindamos prestamos de documentos como son: los Comprobantes de Pago, a aquellas oficinas que solicitan dichos documentos (OCEF y OCI) realizando una entrega del volumen solicitado previo llenado de un registro de salida de documentos; en el caso de los Legajos de Personal, la entrega total de estos se realiza únicamente cando la oficina de Recursos Humanos anuncia la reincorporación de un personal por lo que se realiza la entrega física del legajo(cabe señalar que el Archivo únicamente custodia legajos de personal en estado inactivo o cesantes).

Realizamos reproducción de copias simples y verificados de Resoluciones Rectorales que nuestros usuarios internos (oficinas) solicitan mediante documento, así como a usuarios externos que acuden a realizar este tramite en nuestra oficina mediante los requisitos establecidos por ésta como son: DNI del interesado y gestor, o carta poder simple adjuntando ambos copias de DNI en el caso un usuario venga en representación de una persona.

En el caso de envío de copias de Legajo de Personal únicamente se realizan a través de la Oficina Central de Recursos Humanos mediante un documento enviando desde su dependencia donde señalan cantidades y tipo de copia (simple o verificada), es por ello que nuestros usuarios realizan sus solicitudes a traves de dicha oficina.

SERVICIO DE FAX DE DOCUMENTOS

Este servicio se realiza únicamente con Resoluciones; es por ellos que solo se gestionan y efectúan a oficinas que guardan relación con ellas, por formar parte del Órgano de Dirección de la UNFV (Rectorado, OCI, VRAD y Secretaria General) .

SCANEO DE RESOLUCIONES

Diariamente se digitalización resoluciones con el único fin de tener una base de datos digital de estas, y de esta manera tener un respaldo tecnológico y virtual en el servicio a futuro, ya que contamos con una base de “imágenes” (resoluciones digitalizadas) desde 1963 a la actualidad.

Es por ello que próximamente se realizará un servicio virtual de documentos, mediante la implementación e integración del sistema de Intranet al Archivo Central ya que actualmente no contamos con este medio debido a modificaciones de infraestructura en nuestros espacios.